Le Club Nipédu, c’est tous les lundis à l’heure du goûter (17h30) pour parler ensemble Éducation, Productivité et Numérique.

Room du lundi 03 mai 2021

« Mon BUJO c’est mon journal intime, version productivité. »

Un co-animateur de Nipédu

LA SYNTHÈSE

Présenté comme la pierre angulaire d’une organisation professionnelle et personnelle réussie, il fait les beaux jours des accros de la productivité mais aussi des éditeurs. Mais pour la rédaction de Nipédu, c’est quoi le bullet journal ? [PROFuctivité].

Vous avez dit BUJO ?

• Le BUJO c’est un objet unique, organisé, qui permet de mieux s’organiser. 
• Le BUJO ce n’est pas une succession de listes quotidiennes ou hebdomadaires façon To do List. S’il est bien question d’externalisation cognitive (de se sortir des trucs de la tête) il n’est pas question ici de mettre en forme ces listes n’importe où et n’importe comment. 
• Un BUJO qui prétend tenir ses promesses repose le plus souvent sur des techniques et des concepts de productivité (la méthode Getting Things Done -GTD- de David Allen, le travail en profondeur -Deep work- de Call Newport…). 
• Surtout, le BUJO c’est la rencontre entre ces techniques d’optimisation du quotidien, les besoins d’organisation et les singularités du bujoteur. Le BUJO c’est le journal intime, version productivité.
• Le meilleur des BUJO c’est le vôtre ! Il porte en lui les améliorations itératives que vous aurez su lui apporter à l’usage. Conserver ses BUJO c’est se donner la possibilité d’une analyse épistémique qui permettra de mieux comprendre la manière dont on les a fait évoluer et donc de favoriser la réflexion sur les améliorations que l’on peut continuer à apporter.

Papier, numérique ou les deux

• L’idée qui sous-tend l’utilisation c’est celle de l’externalisation. En s’appuyant sur les principes de la méthode GTD, le bujoteur a conscience que ses ressources cognitives sont limitées et qu’il vaut mieux les employer à générer de nouvelles idées plutôt qu’à utiliser son mental processer “à vide” des boucles d’idées déjà ouvertes.
• Le BUJO c’est un compagnon de route au quotidien. En fonction du style de vie, des besoins  et des préférences de chacun, il pourra être numérique ou papier. Le numérique offre l’avantage de la mobilité, la disponibilité et de l’interopérabilité. Le papier, celui de la sensorialité et de la créativité.
• Si l’une des règles fondamentales dans l’utilisation du BUJO est celle de l’objet unique, il peut coexister avec un ou plusieurs espaces de stockage transitoires de l’information entrante (l’intrant), une sorte de module complémentaire. La simplicité et l’ergonomie d’une application comme Rappel sur iOS en fait, par exemple, un add-on numérique parfait pour compléter un BUJO papier.

Le matériel

• Pour les utilisateurs de papier, le premier choix à opérer est celui du support : BUJO distribué par un éditeur ou carnet à personnaliser, il est important, qu’en qualité de compagnon quotidien, l’objet vous séduise.
• Si l’édition s’est emparé du marché, la recherche du carnet adapté à personnaliser c’est déjà le début de l’aventure BUJO et une première réflexion qui croise analyse des besoins et recherche de solutions. 
• Le conseil de la rédaction : les carnets de note Leuchtturm 1917, classiques, couverture rigide, Medium A5. Pour Régis la réglure pointillée, pour Fabien la réglure carreaux. Les plus de la gamme Carnet de notes de Leuchtturm 1917 : l’indispensable numérotation des pages, l’en-tête date et la table des matières à compléter. Côté “on est fans” le rabat pour glisser de petits documents, le double ou triple ruban signet intégré, les stickers pour l’archivage, la large gamme de couleurs et la finition.
• Que vous soyez numérique ou papier, le complément indispensable à votre BUJO c’est le calendrier. Ainsi, la première de vos actions sera souvent de compléter votre journal avec les dates de la période à couvrir. Si l’exercice peut sembler fastidieux, c’est une manière de s’approprier efficacement votre outil tout en vous projetant dans la période à venir et en structurant votre calendrier interne. Attention, vous serez peut-être amené à développer une hyper vigilance pour dénicher le petit calendrier publicitaire au format le plus adapté à votre BUJO !

Les techniques

• Devez-vous dessiner dans votre BUJO, le décorer ? Là encore pas de règle : il est le reflet de votre sensibilité, de votre créativité. Des dessins ou pas, des couleurs ou pas, des éléments iconiques ou pas : c’est l’expérimentation et l’usage qui déterminent la mise en forme, en mots et en images de votre BUJO. 
• Qu’appelle-t-on le Time boxing ? On pourrait dire qu’il s’agit de l’allocation d’espace de la feuille au temps que vous souhaitez consacrer à chaque tâche. Là encore, vous pouvez utiliser de manière formelle ce Time boxing en associant une ligne à une durée ou indiquer des durées à côté de chaque tâche. Autre technique : imaginer pour chaque journée un nombre fini de tâches qu’il est possible de réaliser (par exemple 10 tâches de 30 min).
• Le BUJO c’est un peu de la gestion de projet de poche. L’unité minimale de travail n’est pas le projet à réaliser ni le temps que l’on va lui consacrer mais les différentes actions qui constituent ce projet (Work Breakdown Structure). C’est la décomposition du projet en “plus petites actions possibles” et la ventilation de ces actions dans votre BUJO qui fait de votre journal le premier de vos outils de gestion de projet.
• Par quoi et comment débuter une ligne ? C’est ce que nous appelons une « clé ». Là encore, pas de règle précise. La clé porte une ou plusieurs indications concernant l’action à réaliser : s’agit-il d’une action reportée, d’une action qui nécessite un travail en profondeur ou plutôt superficiel, s’agit-il d’une action que vous réalisez en collaboration avec une autre personne. La clé peut également porter une indication relative au projet auquel appartient la tâche, au niveau de complétion de cette tâche…
• Concernant la tâche en elle-même, elle sera formulée en peu de mots. L’usage pourra vous permettre de déterminer la structure syntaxique et sémiotique la plus économique et performative qui soit : verbe à l’infinitif, indication de degré de complétion (suite, relance, finalisation …), mention du projet auquel appartient l’action, indication sur la “boîte d’entrée” où trouver davantage d’information sur la tâche (mail, messagerie instantanée, compte rendu …). Il y a fort à parier que vous développerez dans le temps votre propre codification des tâches. 
• La règle essentielle à retenir : derrière ces bases chacun s’organise comme il le souhaite !

Les références

• Getting things done, s’organiser pour mieux réussir, D. Allen
• Deep Work, Cal Newport

C’EST PAS FINI

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À écouter NIPÉDU 128 : FORMATION BUISSONNIÈRE ET [CO]-DELÀ